PENERAPAN PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DALAM MASA WORK FROM HOME PANDEMI COVID – 19 DI POLITEKNIK LP3I MEDAN
##plugins.themes.bootstrap3.article.sidebar##
##plugins.themes.bootstrap3.article.main##
Abstract
Facing the Covid-19 pandemic presents new challenges to immediately adapt to making changes through automation activities with the use of technology, one of the applications of automation activities is in archive management which is transmitted to electronic media which is expected to provide convenience for effective and efficient handling of office administration. The increase in the volume of incoming and outgoing mail and the conditions of the Covid-19 pandemic during the work from home period require office administration activities as a source of information to continue as usual. This study aims to determine how the implementation of an electronic filing system during the work from home pandemic covid - 19 at LP3I Polytechnic Medan. The types of data used are primary data and secondary data, the data sources used by the author are internal data and external data. The object of research is the application of electronic archives to the secretary. The data analysis method used is descriptive, qualitative method. The data collection methods used are observation and interviews. From the results of the study it was found that the application of electronic archives is good and it is recommended to provide online electronic archive training activities and have special software or special electronic archive applications that can be accessed online.
##plugins.themes.bootstrap3.article.details##
pengelolaan arsip. Arsip elektronik dilengkapi oleh mesin- mesin teknologi seperti komputer, alat perekam dan lainnya, sedangkan dalam arsip konvensional masih menggunakan lembaran – lembaran kertas sebagai media perekaman informasi.
Selain peran Hardware dan Software serta media tambahan seperti ketersediaan jaringan internet, Brain ware yang merupakan pengguna atau user memiliki peranan yang juga sama pentingnya dalam penerapan pengelolaan arsip elektronik. Sekretaris juga harus mendapatkan keterampilan tambahan mengenai bidang teknologi diluar pengetahuan tentang pengoprasian perangkat komputer seperti keterampilan perawatan arsip elektronik, backup file dalam pengelolaan arsip elektronik dikarenakan tidak selamanya semua file harus disimpan dalam komputer. Sugiarto dan wahyono (2005) menyatakan bahwa pemahaman mengenai pengembangan teknologi informasi dibutuhkan oleh petugas arsip dalam mendukung penerapan pengelolaan arsip elektronik yang merupakan rangkaian sistem dan sub sistem yang saling berkaitan satu dan lainnya agar dapat menghasilkan sumber informasi yang bermanfaat bagi perusahaan.
4. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian disimpulkan Politeknik LP3I Medan dalam hal ini Sekretaris sudah melaksanakan penerapan Arsip Elektronik dengan baik dalam masa work from home pandemi covid-19, sehinga pengelolaan arsip tetap berjalan seperti biasanya dan membawa perubahan yang lebih baik. Arsip Elektronik dirasakan membawa banyak kemudahan dalam pengelolaan arsip di Politeknik LP3I Medan yaitu pencarian arsip lebih cepat ditemukan karena pada masa pandemi covid-19 penyimpanan surat sudah dibuat dengan sistem online melalui media google drive dan memberikan kemudahan akses dimana saja kegiatan pengelolaan arsip tetap dapat dilaksanakan. Efesiensi terhadap biaya perawatan juga dirasakan dikarenakan tidak diperlukan peralatan dan ruang khusus untuk penyimpanan arsip, semuanya sudah terintegrasi melalui sistem komputer. Resiko kehilangan dan kerusakan juga dapat diminimalisir dikarekana arsip berubah bentuk ke dokumen digital. Sistem keamanan terkait kerahasiaan dokumen lebih terjaga dengan adanya menu kunci di setiap dokumen digital yang bersifat rahasia.
Kemudahan- kemudahan yang ditemukan dalam pengelolaan arsip elektronik tentunya turut memberikan tantangan khususnya untuk pengguna yaitu sekretaris untuk terus meningkatkan kemampuan dan pengetahuan terkait teknologi informasi yang diperlukan dalam pengelolaan arsip elektronik agar dapat memberikan sumber informasi yang berguna bagi pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran di Politeknik LP3I Medan. Kegiatan peningkatan kemampuan yang dapat di ikuti yaitu mengikuti kegiatan webinar dan pelatihan online mengenai arsip elektronik, mengingat masih adanya pandemi covid-19 menuntut kita untuk tetap produktif pada suasana tatanan kehidupan baru agar tetap mengikuti protokol kesehatan dalam upaya mencegah penyebaran Covid-19. Selanjutnya disarankan untuk menyediakan perangkat lunak khusus yang dapat diakses secara online, dikarenakan layanan penyimpanan online yang disediakan oleh google drive memiliki keterbatasan sehingga sebaiknya ada perangkat lunak khusus untuk arsip elektronik.
DAFTAR PUSTAKA
Harianto, W. (2013). Penerapan Arsip Elektronik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Jurnal Administrasi Perkantoran (JPAP), 1(3).
42
International Council on Archives (ICA). (2004). Authenticity of Electronic Records: A Report Prepared for UNESCO and International Council on Archives.
National Archives of Australia. (2004). Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records.Canberra.
Rustam, M. (2014). Pengantar Pengelolaan Arsip Elektronik. Jakarta: Universitas Terbuka.
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Modern. Yogyakarta: Penerbit Gava Media
Sugiyono. (2014). Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta.
Syafitri, E. M., & Indrasari, F. (2018). Pengelolaan Arsip Elektronik Pada Bagian Administrasi Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Madiun. Epicheirisi: Jurnal Manajemen, Administrasi, Pemasaran dan Kesekretariatan, 2(1), 7-12.